Los artículos legales del RGPD describen detalladamente el nombramiento de un delegado de protección de datos (DPO), su cargo y sus tareas en tres secciones diferentes. Se plantea la pregunta ¿en qué condiciones el nombramiento de un responsable de la protección de datos para su empresa es no sólo opcional sino también obligatorio según el RGPD?
En este artículo respondemos a esta pregunta y entramos en detalle sobre las responsabilidades de un delegado de protección de datos y presentamos las diferencias entre delegados de protección de datos internos y externos.
¿Qué tareas tiene el delegado de protección de datos?
Funciones y responsabilidades de un responsable de protección de datos del RGPD
El papel del delegado de protección de datos es actuar como puente entre su empresa y los reguladores. Es fundamental para la gestión de la protección de datos y supervisa el cumplimiento del RGPD y otras leyes de protección de datos relevantes. Un delegado de protección de datos debería poder asesorar a su empresa sobre cualquier desafío en materia de protección de datos y promover medidas preventivas, por ejemplo mediante la formación de sus empleados.
Un delegado de protección de datos según el RGPD debe cumplir las siguientes tareas
- Garantizar el cumplimiento: monitorear el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones de protección de datos relevantes.
- Procesos de seguimiento: Esto incluye el seguimiento de las evaluaciones de impacto de la protección de datos para evaluar los riesgos del procesamiento de datos.
- Formación y Sensibilización de los Empleados: Fomentar el conocimiento en materia de protección de datos entre los empleados.
- Cooperación con autoridades de control: Actuar como punto de contacto para las autoridades de protección de datos.
- Accesibilidad y asesoramiento: El DPO debe ser accesible en todo momento para abordar eficazmente las cuestiones de protección de datos.
- Mantenimiento de registros: Mantener registros detallados de las actividades de procesamiento de datos de la organización.
- Evitar conflictos de intereses: un DPO debe estar libre de conflictos de intereses.
¿Quién necesita un delegado de protección de datos según el RGPD?
Toda organización pública necesita un delegado de protección de datos, y las empresas privadas deben nombrar un delegado de protección de datos si sus actividades de procesamiento de datos cumplen ciertos criterios. Si ya sabe que está procesando datos personales, la siguiente sección es importante para usted, ya que el procesamiento de dichos datos requiere cuidado y atención especiales según el RGPD.
¿Cuándo se requiere un delegado de protección de datos según el RGPD?
La obligación de designar un DPO según el RGPD surge cuando el tratamiento de datos personales por parte de una empresa cumple ciertos criterios:
- La actividad principal de la Sociedad consiste en la realización de actividades que, por su naturaleza, alcance y objetivos, requieren un seguimiento intensivo regular y sistemático de los interesados .
- Las principales actividades incluyen el procesamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales según el artículo 9 del RGPD y datos sobre condenas penales e infracciones según el artículo 10 del RGPD.
Además, el RGPD exige el nombramiento de un delegado de protección de datos para cada autoridad u organización pública (excepto los tribunales en su actividad judicial).
¿Delegado de protección de datos interno o externo?
Decidir si un delegado de protección de datos (DPO) interno o externo es mejor para su organización depende de dos factores: las necesidades específicas de su organización y sus recursos. Un delegado interno de protección de datos puede ser una opción eficaz si ya existe la experiencia relevante en la organización, ya que este puesto puede ser asumido o desarrollado de manera eficiente por un empleado de la organización. Por otro lado, si se requiere un alto nivel de experiencia, objetividad y eficiencia para implementar la protección de datos, elegir un delegado de protección de datos externo puede resultar ventajoso. Nuestro socio, un proveedor de servicios de DPO externo acreditado , ofrece soporte profesional que cumple con estos criterios.
A continuación resumimos las ventajas y desventajas de ambas opciones:
Delegado de protección de datos internos
Ventajas
- Familiaridad con la empresa: los DPO internos conocen muy bien la empresa, sus procesos y a sus empleados, lo que permite una integración más profunda de la protección de datos en los procesos diarios.
- Costos: A menudo son más baratos porque no es necesario contratar nuevos empleados y no hay costos de consultoría externa.
Desventajas
- Conflictos de recursos y tareas: las tareas adicionales de un DPO pueden dificultar la gestión de la carga de trabajo existente. Es posible que sea necesario contratar a un nuevo empleado.
- Protección contra el despido: Existen peculiaridades legales en materia de protección contra el despido que pueden dificultar las decisiones de personal.
Delegado externo de protección de datos
Ventajas
- Experiencia especializada: los responsables de protección de datos externos suelen estar altamente cualificados y siempre informados sobre los últimos avances en la legislación de protección de datos.
- Objetividad: A través de su posición externa, los DPD pueden ofrecer una perspectiva más objetiva sobre cuestiones de protección de datos dentro de la empresa.
- Aceptación: Los comités de empresa y los empleados suelen considerar a los responsables de protección de datos externos como más neutrales, lo que puede facilitar la colaboración.
Desventajas
- Accesibilidad: los empleados pueden dudar en acercarse a un DPO externo si tienen preguntas o problemas.
Independientemente de la elección del DPO interno o externo, la empresa tiene la responsabilidad última en materia de protección de datos. Por lo tanto, es aconsejable evaluar cuidadosamente tanto las capacidades internas como las opciones externas para asegurar la solución óptima para su empresa.
Conclusión
Decidir qué tipo de delegado de protección de datos (interno o externo) es mejor para su empresa debe basarse en una evaluación exhaustiva de sus necesidades específicas.
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